Organiser une réunion / formation

I – Les étapes de préparation d’une réunion

-          Définir les objectifs de la réunion : rédiger clairement les objectifs à atteindre (précis et compréhensibles par tous, adaptés au temps…)

-          Composer le groupe de travail 

-          Choisir le jour, l’heure et le lieu : préférer le matin, prévoir une pause après 1h30 d’échanges. Selon structure possible de demander la préférence du jour et de l’heure.

-          Planifier la progression du groupe : en fonction d’un plan prévu par l’animateur, avec ou sans support (diapo), ou laisser évoluer le groupe

-          Editer les convocations : s’il s’agit d’une invitation il peut y avoir un coupon-réponse, et relancer les personnes n’ayant pas répondu. Pour réunion régulières, il faut avoir un courrier type et une base de données

-          Assurer l’organisation matérielle de la réunion : nombre de tables/chaises, disposition spatiale (en U, en cercle pour que tout le monde se voit et puisse communiquer), le fléchage d’accès, vérifier l’état de marche du matériel (ordi, vidéoprojecteur, tableau, feutres, craies), boissons/collations

II – Le déroulement de la réunion

-          Ouverture de la réunion : tour de table (si les participants ne se connaissent pas), repérer les contraintes spécifiques (autre rendez-vous, retard….), définir les rôles de l’animateur et des participants, présenter les objectifs de la réunion, vérifier la durée de la réunion et les horaires (différentes pauses, étapes de progression, heure de fin), prévoir un « secrétaire » pour une prise de notes

-          Echanges

-          Clôture des débats

III – Les étapes de suivi de la réunion

-          Rédaction d’un document de synthèse : peut être adressé ou non aux participants, sous forme d’une note d’information ou de service

-          Evaluation de la réunion : possibilité de proposer un questionnaire d’évaluation aux participants concernant leur avis sur l’animation, la pertinence des objectifs, la méthode de travail…