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Lettre type / Lettre circulaire

Objectif : invitation à un évènement ou convocation

Type de communication : écrit professionnel à circulation externe

Compte rendu de réunion

Objectif : retranscription de faits ou de propos

Type de communication : écrit professionnel à circulation interne et externe

Note d'information / Note de service

Objectif : communication d'une information officielle

Type de communication : écrits professionnels à circulation interne

I – Le fond et la rédaction

-          Est utilisée pour diffuser une info auprès d’une ou plusieurs personnes au sein d’un service ou d’un établissement

-          N’a pas le même type d’importance que le note de service et n’est pas archivée

-          Cette communication émane d’un supérieur hiérarchique ou d’une personne d’un même niveau hiérarchique. Elle est destinée à une ou plusieurs personnes d’un même service ou d’un même établissement

-          Sa longueur est variable selon le sujet. Le ton est neutre et impersonnel. Utilisation de la forme passive

II – La présentation

-          Nature/titre du document « note d’information »

-          Emetteur en en-tête avec l’indication du service émetteur

-          Le(s) destinataire(s) « à l’attention de … », « destinataires : … »

-          Date de création

-          Lieu de création

-          Titre et/ou objet

-          Paragraphes

-          Conclusion

-          Signature de l’émetteur et nom et fonction du signataire

Ne comporte pas de civilité et de formule de politesse

I – Le fond et la rédaction

-          Utilisée pour communiquer une info officielle auprès de destinataires qui sont généralement les membres d’un service

-          Exprime principalement un ordre de la part d’un supérieur hiérarchique à l’attention d’une ou plusieurs personnes d’un même service ou d’une même catégorie professionnelle. Peut également transmettre une directive, une décision, parfois rappeler des faits, mais aussi demander une information

-          Cet écrit est archivé et devient un texte de référence au cours de la vie de l’établissement

-          Elle ne comporte pas de préambule, elle est courte et traite d’un seul sujet. Elle est concise, directe et personnalisée, le ton est ferme (souvent impératif), le vocabulaire est clair et précis

II – La présentation

-          Nature du document « note de service »

-          Numéro de référencement figurant dans le titre, qui permet son archivage

-          L’émetteur en en-tête, avec indication du service émetteur

-          Le(s) destinataire(s) « à l’attention de… », « destinataires : … »

-          Date de création

-          Lieu de création

-          Titre et/ou objet

-          Signature de l’émetteur, nom et fonction du signataire

-          Conclusion

Ne comporte ni civilité, ni formules de politesse

= document professionnel qui relate des faits, des activités ou des échanges, de façon plus ou moins détaillée, mais fidèlement et objectivement.

I – Le fond et la rédaction

-          C’est un aide-mémoire pour les personnes qui ont participé à une réunion et une information pour les absents sur les décisions prises et les échanges réalisés

-          L’émetteur est une personne ou service indiqué en entête

-          Le rédacteur est un membre du service désigné pour cette occasion ou dont c’est la fonction. L’émetteur et le rédacteur peuvent être la même personne

-          Le contenu du compte rendu comporte plusieurs parties : un exposé bref (précise l’objet, les circonstances de temps, le lieu, les personnes concernées, présentes et excusées), une intro (avec heure de début de la réunion et l’ordre du jour détaillé), un développement (expose les faits dans l’ordre chronologique et de façon analytique ou synthétique) et une conclusion (décisions prises, heure de fin de réunion et éventuellement la date de la prochaine réunion).

II – La présentation

Il n’y a pas de norme de présentation mais certaines mentions doivent apparaître :

-          En-tête

-          Date de rédaction

-          Titre du document (compte rendu du…)

-          Objet ou ordre du jour

-          Nom et fonction du signataire

-          Noms et fonctions des personnes présentes, absentes et excusées

-          Heure de début et de fin de réunion

-          Date, heure et lieu de la prochaine réunion si déjà fixée

I – Les étapes de préparation d’une réunion

-          Définir les objectifs de la réunion : rédiger clairement les objectifs à atteindre (précis et compréhensibles par tous, adaptés au temps…)

-          Composer le groupe de travail 

-          Choisir le jour, l’heure et le lieu : préférer le matin, prévoir une pause après 1h30 d’échanges. Selon structure possible de demander la préférence du jour et de l’heure.

-          Planifier la progression du groupe : en fonction d’un plan prévu par l’animateur, avec ou sans support (diapo), ou laisser évoluer le groupe

-          Editer les convocations : s’il s’agit d’une invitation il peut y avoir un coupon-réponse, et relancer les personnes n’ayant pas répondu. Pour réunion régulières, il faut avoir un courrier type et une base de données

-          Assurer l’organisation matérielle de la réunion : nombre de tables/chaises, disposition spatiale (en U, en cercle pour que tout le monde se voit et puisse communiquer), le fléchage d’accès, vérifier l’état de marche du matériel (ordi, vidéoprojecteur, tableau, feutres, craies), boissons/collations

II – Le déroulement de la réunion

-          Ouverture de la réunion : tour de table (si les participants ne se connaissent pas), repérer les contraintes spécifiques (autre rendez-vous, retard….), définir les rôles de l’animateur et des participants, présenter les objectifs de la réunion, vérifier la durée de la réunion et les horaires (différentes pauses, étapes de progression, heure de fin), prévoir un « secrétaire » pour une prise de notes

-          Echanges

-          Clôture des débats

III – Les étapes de suivi de la réunion

-          Rédaction d’un document de synthèse : peut être adressé ou non aux participants, sous forme d’une note d’information ou de service

-          Evaluation de la réunion : possibilité de proposer un questionnaire d’évaluation aux participants concernant leur avis sur l’animation, la pertinence des objectifs, la méthode de travail…

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